Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa [päivitetty 25.2.2019] käydään läpi Flumenia Oy:n (käytetään myöhemmin ”me”) sekä verkkosivuston (www.flumenia.fi) henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojaselosteessa tarkennetaan, mitä henkilötietoja kerätään ja miten näitä tietoja käsitellään. Pääsääntöisesti Flumenia Oy tallentaa seuraavia henkilötietoja:

  • Käyttäjän antamia tietoja, näitä tietoja ovat mm. verkkosivustolla olevien lomakkeiden kautta annetut tiedot, sähköpostitse lähetetyt yhteystiedot ja sosiaalisen median kanavien kautta annetut tiedot.
  • Asiakassuhteeseen perustuvat tiedot.
  • Verkkosivuston kautta kerättyjä tietoja (mm. verkkosivuston evästeet).
  • Verkkosivuston analytiikan avulla kerättyjä tietoja, joiden avulla pyrimme parempaan asiakaskokemukseen ja kehittämään verkkosivustoamme.
  • Tiedot yhteistyökumppaneista ja heidän yhteyshenkilöistä, esimerkiksi verkkosivustolla olevan lomakkeen kautta annetut tiedot, sähköpostin avulla annetut yhteystiedot, sosiaalisen median ja niiden viestintävälineiden kautta annetut tiedot.

 

1. Rekisterinpitäjä ja rekisteriasioita hoitava henkilö

Yritys: Flumenia Oy
Yhteyshenkilö: Sanna Virtanen
Y-tunnus: 2934061-5
Käyntiosoite: Kauppakatu 28 a 1, 40100 Jyväskylä
Puhelinnumero: 050 438 3350
Sähköpostiosoite: sanna@flumenia.fi

 

2. Rekisterin nimi ja tarkoitus

Flumenia Oy:n asiakas-, markkinointi-,  ja yhteistyökumppanien rekisteri.

 

3. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietojen keräämisen sekä käsittelyn peruste

Kerättäviä henkilötietoja käsitellään Flumenian ja asiakkaan tai yhteistyökumppanien välisessä sopimukseen perustuvassa liiketoiminnassa, verkkosivuston ja asiakaskokemuksen kehittämisessä.

Näitä tietoja voidaan käyttää liiketoiminnan kehittämiseen, myyntiin, markkinointiin sekä tilastointiin verkkosivujen kehittämisen näkökulmasta. Asiakastietoja ei käytetä markkinointiin ilman asiakkaan erillistä suostumusta (asiakasuhteeseen tai muuhun suostumukseen perustuen, suostumus lomakkeen täytön yhteydessä tai suostumus evästeiden käytöstä).

 

4. Rekisterin sisältö

Verkkosivuston käyttäjän tai asiakkaan antamia tietoja voivat olla mm.

Nimi, sähköpostiosoite, yritys, ammattinimike, tilaukseen ja palveluun liittyvät tiedot,  y-tunnus, puhelinnumero, osoite, paikkakunta, maksutiedot (mm. tilinumero), IP-osoite tai muu tunnistetieto, toimistus- ja tilausehdot, tiedot asiakkuuden tilasta (alkamis- ja päättymisaika, yhteydenotot, asiakaspalaute), sosiaalisen median kautta kerättävät tiedot ja tiedot markkinointiluvista. Lisäksi tietoja voivat olla käyttäjän suostumuksella kerättyjä tietoja esimerkiksi arvonnan tai kilpailun yhteydessä sekä tietoja voivat olla verkkosivuston ei-henkilöitävät käyttäytymistiedot.

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään tietoja:

  • asiakkaan ja yhteistyökumppanin itse antamia tietoja, esimerkiksi verkkosivustolla olevan lomakkeen kautta annetut tiedot, sähköpostin avulla annetut yhteystiedot, sosiaalisen median ja niiden viestintävälineiden kautta annetut tiedot (mm. Active Campaign).
  • verkkosivujen keräämiä tietoja (mm. verkkosivuston eväste).
  • verkkosivuston chattipalveluiden kautta (mm. Typeform & Crisp)
  • verkkosivuston analytiikan avulla kerättyjä tietoja, joiden avulla pyrimme entistä parempaan asiakaskokemukseen ja kehittämään verkkosivustoamme paremman palvelun ja viestinnän takaamiseksi. Tietoja kerätään Google Analytics ja Hotjar –analytiikkatyökalujen avulla sekä Active Campaign -järjestelmän käyttöön perustuen (lomakkeen kautta annetut sähköpostitiedot, verkkosivuston käyttäytyminen, vierailut verkkosivustolla, liikenteen lähteet, linkkien klikkaaminen).
  • Lisäksi tietoja voidaan kerätä ulkopuolisista lähteistä kuten yhteistyökumppaneilta (tiedot, joissa käyttäjän lupa viestintään) sekä julkisisesti saatavilla olevista rekistereistä.

 

6. Evästeet

Verkkosivuilla käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä sekä muita seurantaohjelmistoja (mm. verkkosivuston analytiikassa ja markkinointiviestinnässä hyödynnetään evästeitä). Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka käyttäjän selain tallentaa laitteelle. Tämän perusteella voidaan tunnistaa verkkosivustolla aiemmin vieraillut käyttäjä, mutta näitä käyttäjätietoja ei voi yksilöidä henkilöön ellei käyttäjä itse jätä yhteystietoja sivustolla olevien lomakkeiden avulla.

Voit halutessasi poistaa evästeiden käytön selaimen asetuksista. Jos käytät tätä sivustoa selaimella, jossa on evästeet päällä, annat suostumuksesi evästeiden käyttöön tämän käytännön ehtojen mukaisesti. Mikäli sivustolla vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästeiden poiskytkemisen. Tämä tapahtuu selaimen asetuksien kautta. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin sivuston ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Mihin evästeitä käytetään?

Käytämme mm. seuraavia verkkoseurantatyökaluja sekä markkinointiviestintään liittyvää verkkosivuston seurantaa. Tämä tarkoittaa sitä, että evästeet keräävät keräävät tietoa verkkosivuston tilastointiin, tuloksien mittaamiseen ja kehittämisen tueksi, kohdennettuun markkinointiviestintään ja markkinointiviestien tehokkuuden mittaamiseen.

Verkkosivuston kehittämiseen liittyvän käyttäjä- ja analytiikkatiedon (ei voida tunnistaa henkilötietoja) kerääminen Google Analytics – & Hotjar -ohjelmissa. Googlen tietosuojakäytäntö: Google Analytics privacy overview.

Verkkosivuston sivut ja artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videot, kuvat, artikkelit jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle. Flumenia ei vastaa kolmannen osapuolen toimijoiden tietojen keräyksestä  (mm. evästeiden, seurannan tai linkkien kautta tapahtunut seuranta).

Lisätietoja Instagramin tietosuojakäytännöstä: https://help.instagram.com/519522125107875

Lisätietoja Facebookin tietosuojakäytännöstä: https://www.facebook.com/about/privacy/update

Lisätietoja verkkomainonnasta ja evästeiden käytöstä yleisesti: http://www.youronlinechoices.com/fi/

Lisätietoja käytettävien ohjelmistojen tietosuojaselosteesta:

 

7. Tietojen säilyttäminen (säilytysaika ja käsittelijät)

Henkilötiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän asiakaspalvelun kehittämiseksi sekä rekisterissä kuvattua liiketoimintaa voidaan toteuttaa.

Tietoja käsittelevät Flumenia Oy:n palveluksessa oleva henkilöstö, joiden työsopimuksessa määriteltyyn työrooliin kuuluvat asiakas- ja henkilötietojen käsittely sekä käytössä on henkilötietojen käsittelyä edellyttävät käyttäjätunnukset. Tietoja saattavat käyttää yhteistyö- ja alihankintakumppanit ja ulkopuoliset palveluntarjoaja (mm. sähköposti-, asiakkuudenhallinta,- taloushallintopalvelut ja muut vastaavat pilvipalvelut), joiden kanssa on erikseen sovittu tietojenkäsittelystä asianmukaisin ja lainsäädännön mukaisin sopimuksin.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Flumenia ei luovuta tietoja yrityksen ulkopuolelle ellei yrityksen käytössä olevan palvelun (mm. pilvipalvelut, sähköposti- ja markkinoinnin automatiikka) käyttäminen sitä edellytä. Henkilötietoja pyritään säilyttämään ensisijaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen sisällä. Ulkopuolisia palveluita voivat olla mm. asiakkuudenhallinta,- taloushallintopalvelut ja muut vastaavat pilvipalvelut, jotka sijaitsevat EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Mikäli tietoja siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, palveluntarjoaja (mm. käytössä oleva Active Campaign) on valittu sillä perusteella, että tietoja käsitellään lain edellyttämin perustein, tietoturvasuoja on riittävä (EU:n komission peruste) ja palveluntarjoaja on osa EU:n ja Yhdysvaltain välistä ns. Privacy Shield -ohjelmaa, jonka tarkoituksena on varmistaa tietoturvallinen henkilötietojen käsittely Yhdsyvalloissa (https://www.privacyshield.gov/list).

 

9. Rekisterin suojaus

Kaikkia henkilötietoja käsitellään luottamuksellisena: Ne ovat suojattu palomuurein sekä yleisesti hyväksyttyjen tietoturva-asetusten ja teknisten vaatimusten mukaisesti. Henkilötietoja ja niihin liittyvien rekisterin tietoja käyttäviä henkilöjä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietojärjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsee ja niitä ovat oikeutettu käyttämään vain rekisteriasioista vastaavat henkilöt sekä sopimukseen perustuen kolmannen osapuolen henkilöt (mm. palveluntarjoajat).

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin. Jokaisen markkinointisähköpostin yhteydessä on linkki, josta tilauksen voi perua.